Cấu trúc email công việc bằng tiếng Anh từ tiêu đề, lời chào, nội dung đến câu kết.
Một email tốt cần rõ hơn là dài
Email công việc nên giúp người nhận nhanh chóng biết mục đích, thông tin cần xử lý và thời hạn. Câu ngắn, đoạn ngắn và tiêu đề cụ thể thường hiệu quả hơn cách viết quá trang trọng.
Viết tiêu đề cụ thể
Thay vì Hello hoặc Important, hãy dùng Project update – July 20, Request for invoice copy hoặc Meeting confirmation. Tiêu đề nên cho biết chủ đề và hành động liên quan.
Lời chào phù hợp
Dear Mr. Nguyen hoặc Dear Ms. Lan phù hợp khi cần trang trọng. Hi Anna hoặc Hello David phù hợp với đồng nghiệp quen thuộc. Nếu không biết tên, Dear Customer Support Team là lựa chọn rõ ràng.
Nêu mục đích ngay đầu thư
Bạn có thể viết I am writing to ask about…, I would like to confirm… hoặc I am following up on…. Người nhận không phải đọc nhiều đoạn mới biết bạn cần gì.
Yêu cầu lịch sự
Dùng Could you please…, Would it be possible to… hoặc Please let me know if…. Khi có thời hạn, hãy nêu cụ thể và giải thích ngắn gọn nếu cần.
Kết thư
Thank you for your help, I look forward to your reply hoặc Please feel free to contact me là các câu kết phổ biến. Sau đó dùng Best regards hoặc Kind regards.
Mẫu email ngắn
Subject: Meeting confirmation. Dear Ms. Lan, I am writing to confirm our meeting at 2 p.m. on Friday. Could you please let me know if the time still works for you? Best regards, Hieu.
Kết luận
Email chuyên nghiệp cần tiêu đề rõ, mục đích đặt sớm, yêu cầu cụ thể và giọng điệu lịch sự. Hãy đọc lại tên người nhận, ngày giờ và tệp đính kèm trước khi gửi.
Câu hỏi thường gặp
Có thể áp dụng ngay cho người mới không?
Có. Bạn nên bắt đầu từ phần cơ bản, thực hành từng bước và kiểm tra kết quả trước khi áp dụng trên tài liệu hoặc công việc quan trọng.
Nên luyện tập bao lâu?
Thời lượng không cần quá dài. Điều quan trọng là thực hành đều, ghi lại lỗi và quay lại ôn sau vài ngày.